Startnotitie buitensport: van inzicht naar grip op beheer

De uitdaging

De SED-organisatie is de gezamenlijke ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. Hoewel de gemeenten ambtelijk samenwerken, hebben zij ieder hun eigen bestuur, ambities en lokale situatie. Dat vraagt ook om een slimme en efficiënte organisatie van het beheer van sportaccommodaties.

Binnen de drie gemeenten waren verschillende buitensportaccommodaties aanwezig, variërend van sportparken en sportvelden tot andere buitensportvoorzieningen. Het beheer hiervan was historisch gegroeid, waardoor werkwijzen, afspraken en verantwoordelijkheden niet overal hetzelfde waren ingericht.

De SED-organisatie wilde daarom meer grip krijgen op het beheer van de sportaccommodaties en inzicht verkrijgen in de wijze waarop beheer, onderhoud, capaciteit en organisatie beter op elkaar konden worden afgestemd.

Van verschillende werkwijzen naar één gedeeld inzicht in het beheer van buitensportaccommodaties.

Daarbij speelde een aantal uitdagingen:

• Hoe creëren we overzicht van alle buitensportaccommodaties binnen drie gemeenten?
• Hoe organiseren we beheer en onderhoud op een uniforme en efficiënte manier?
• Welke rollen, taken en verantwoordelijkheden horen bij goed sportaccommodatiebeheer?
• Hoe gaan we om met verschillen in eigendom, beheerafspraken en verenigingsconstructies?
• Hoe verkrijgen we inzicht in de capaciteit en benutting van sportvoorzieningen?
• Hoe leggen we een basis voor toekomstige keuzes rondom beheer, onderhoud en investeringen?

Onze aanpak

KYBYS ondersteunde de SED-organisatie bij het opstellen van een startnotitie voor het beheer van buitensportaccommodaties. Deze startnotitie moest inzicht bieden in de huidige situatie en richting geven aan een meer uniforme en toekomstbestendige aanpak.

De werkzaamheden bestonden onder andere uit:

1. Inventarisatie van de huidige situatie

Allereerst is de bestaande situatie in beeld gebracht. Daarbij is gekeken naar de aanwezige sportaccommodaties, de organisatie van het beheer en de beschikbare informatie binnen de drie gemeenten.

Ook zijn bestaande beleidsdocumenten, afspraken en werkwijzen geanalyseerd.

2. Analyse van rollen, taken en verantwoordelijkheden

Vervolgens is onderzocht welke medewerkers, afdelingen, verenigingen en andere betrokkenen een rol spelen binnen het beheer van sportaccommodaties.

Hierbij is inzichtelijk gemaakt:

• wie waarvoor verantwoordelijk is;
• hoe het beheer momenteel is georganiseerd;
• waar verschillen bestaan tussen de gemeenten;
• waar kansen liggen voor verdere uniformering.

3. Onderzoek naar beheer, eigendom en capaciteit

Naast de organisatie van het beheer is gekeken naar de eigendomssituaties van sportvoorzieningen, de afspraken met sportverenigingen en de capaciteit van het beschikbare sportareaal.

Hierdoor ontstond inzicht in:

• de spreiding van sportvoorzieningen;
• de benutting van accommodaties;
• verschillen tussen gemeenten;
• toekomstige beheeruitdagingen.

4. Opstellen van de startnotitie

Alle bevindingen zijn samengebracht in een startnotitie met aanbevelingen voor de verdere ontwikkeling van het sportaccommodatiebeheer binnen de SED-organisatie.

De startnotitie vormt daarmee een gezamenlijke blauwdruk voor de drie gemeenten en biedt richting voor toekomstige keuzes.

Het resultaat

De startnotitie gaf de SED-organisatie en de drie gemeenten meer grip op de organisatie van het beheer van buitensportaccommodaties.

De aanpak resulteerde in:

• een gezamenlijk overzicht van sportaccommodaties binnen de drie gemeenten;
• inzicht in rollen, taken en verantwoordelijkheden;
• meer uniformiteit in beheerprocessen;
• inzicht in eigendomssituaties en afspraken met verenigingen;
• beter zicht op de capaciteit en benutting van sportvoorzieningen;
• concrete aanbevelingen voor verdere professionalisering van het beheer.

Hierdoor beschikken de gemeenten over een stevig fundament om het beheer van sportaccommodaties efficiënter, transparanter en toekomstbestendiger te organiseren.

Daarnaast biedt het verkregen inzicht een waardevolle basis voor toekomstige vraagstukken, zoals:

• het plannen van vervangingsopgaven;
• het onderbouwen van investeringsbeslissingen;
• de verdere professionalisering van assetmanagement;
• het sturen op kwaliteit en prestaties van accommodaties;
• het analyseren en optimaliseren van onderhoudsbudgetten;
• het uitvoeren van risicoanalyses voor sportvoorzieningen.

Waarom dit project succesvol was

Dit project laat zien dat goed sportaccommodatiebeheer begint met inzicht. Niet alleen inzicht in de accommodaties zelf, maar juist ook in de organisatie, verantwoordelijkheden en afspraken die daarbij horen.

Door de situatie binnen drie gemeenten gezamenlijk in beeld te brengen ontstond een gedeelde basis voor verdere samenwerking. Hierdoor kunnen beheerkeuzes beter worden afgestemd, middelen efficiënter worden ingezet en toekomstige vraagstukken beter worden voorbereid.

De kracht van de aanpak lag in het combineren van beleidsmatige, organisatorische en operationele vraagstukken tot één samenhangend beeld.

Wat kunnen andere gemeenten hiervan leren?

Les 1: Breng eerst de huidige organisatie van beheer en onderhoud in beeld voordat processen worden aangepast.

Les 2: Zorg voor duidelijkheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden, zeker binnen gemeentelijke samenwerkingsverbanden.

Les 3: Kijk niet alleen naar accommodaties, maar ook naar eigendom, verenigingsafspraken en capaciteit.

Les 4: Gebruik een startnotitie als fundament voor verdere professionalisering van beheer en onderhoud.

Les 5: Goed inzicht in beheer vormt de basis voor toekomstige keuzes rondom investeringen, onderhoud, vervanging en assetmanagement.

Les 6: Een uniforme aanpak binnen meerdere gemeenten leidt tot meer efficiëntie, meer grip en beter onderbouwde besluitvorming.